Sistemas Informáticos de Facturación (SIF)

El 6 de diciembre de 2023 se publicó el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprobó el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, así como la estandarización de los formatos de los registros de facturación.

El objetivo de este desarrollo Reglamentario es homogeneizar los diversos sistemas y programas informáticos de facturación para evitar la alteración de facturas emitidas mediante el uso del “software de supresión de ventas”, y, por ende, evitar el incumplimiento de las obligaciones tributarias.

Dicho Reglamento será de aplicación a los empresarios o profesionales que, estando obligados a emitir facturas, utilicen Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) para su emisión, con la excepción de aquellos que ya estén sometidos al Suministro Inmediato de Información “SII”.

Dichos sistemas deberán cumplir los siguientes requisitos:

• Garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación que está obligado a generar por cada factura expedida, en los términos del Reglamento SIF y de su Orden Ministerial, generando un fichero de alta de factura por cada una de las expedidas. Además, debe imprimirse un código QR en las condiciones específicamente reguladas;
• Tener la capacidad de comunicación con la AEAT para la remisión de los mismos;
• Además, si se tratan datos personales, debe cumplir con las medidas previstas en la legislación en materia de protección de datos para lo cual debe disociar o separar el acceso a la información tributaria de otro tipo de información confidencial, de manera que la Agencia Tributaria pueda acceder a la primera;
• Por último, el SIF deber registrar ciertos eventos que sucedan en el mismo (a menos de que se trate de un SIF funcionando en modo VERI*FACTU, esto es, con envío de información en tiempo real a la AEAT).

De forma resumida, los sistemas de información de los empresarios o profesionales (que emitan facturas con un SIF y NO estén en SII) deben, en el momento de expedición de la factura, generar y guardar o remitir a la Agencia Tributaria un resumen de la factura –llamado “registro de facturación”– que lleva incorporada una serie de medidas de seguridad y control, como son la huella digital de sus datos, la inclusión de información del anterior registro generado (lo que permite verificar que no hay omisiones) y, en su caso, la firma electrónica del emisor del mismo. Asimismo, los sistemas de información deben de incluir un código QR en la factura expedida, cuya lectura (por ejemplo, con la cámara de un teléfono móvil) permita a quien reciba dicha factura remitir fácilmente ciertos datos de la misma a la Agencia Tributaria, para su posible verificación.

Modalidades de cumplimiento

El cumplimiento de esta obligación se podrá realizar de dos MODALIDADES:

• Modalidad “VERI*FACTU”, que supone, principalmente y además de los requisitos generales, ENVIAR los REGISTROS DE FACTURACIÓN telemáticamente a la Administración tributaria, en tiempo real.
• Modalidad “NO VERI*FACTU”, que, aun conllevando obligaciones de registro y almacenamiento de los registros de facturación en el SIF del empresario, con los requisitos antes comentados (integridad, conservación, accesibilidad, etc.) sólo se deben aportar estos registros de facturación a la Administración a requerimiento de ésta.
   

Emisión de facturas por los SIFs

¿Qué obligaciones conlleva esta nueva obligación de los SIF a los efectos de la EMISIÓN DE LAS FACTURAS:

• Todas las facturas producidas con un SIF (da igual la modalidad), deberán llevar obligatoriamente el código «QR» impreso. La finalidad del código «QR» es:

1. • Que el cliente destinatario de la factura pueda cotejar o comprobar si el correspondiente registro de facturación se encuentra en poder de la AEAT o no. Este cotejo tendrá lugar cuando se utiliza un sistema de emisión de facturas verificables (sistema VERI*FACTU);
   • Por el contrario, cuando el sistema informático de facturación empleado es un sistema de emisión de facturas no verificables, la remisión de la información a la Administración Tributaria por el cliente destinatario de la factura, por medio del código QR, sirve para dejar constancia de la existencia de la factura misma y su contenido esencial, lo cual podría servir para un posible contraste futuro por parte de la AEAT.
      

En general, con el «QR» la Administración tiene un mayor control del cumplimiento tributario del emisor de la factura, es decir, es una forma de mostrar una mayor "fiabilidad" fiscal.
En este sentido, el pasado 28 de octubre, se publicó la Orden HAC7/1177/2024 que desarrolla el Reglamento arriba mencionado y por la que se aprueban dos requisitos adicionales que deberán contener las facturas (tanto físicas como en soporte digital) expedidas por empresarios y profesionales para cumplir con los requisitos de inclusión obligatorios: (i) código “QR” del contenido parcial de la factura, para todas las facturas emitidas desde un SIF con independencia de la modalidad, así como, (ii) en el caso de facturas expedidas por sistemas de emisión de facturas verificables, la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”.

Entrada en vigor

En relación con las fechas de entrada en vigor, si bien el Reglamento entró en vigor el pasado 7 de diciembre de 2023 (i) los desarrolladores de programas informáticos disponen de un período de nueve meses, a contar desde la publicación de la Orden Ministerial de desarrollo, para adaptarse a las exigencias del mismo; (ii) los empresarios dispondrán hasta el 1 de julio de 2025 para adaptar sus sistemas informáticos de facturación a esta nueva normativa.